Ako na time management?

Aj keď je výraz time management väčšine ľudí dôverne známy, predsa len, patrí sa začať pekne po poriadku, teda od základov. V doslovnom preklade time – čas a management – vedenie, správa, riadenie (to snáď už ani netreba prekladať, no nie?)…Ide teda o riadenie času.

„Čas je najvzácnejším zdrojom a pokiaľ nie je riadený, nie je možné riadiť ani nič iné.“ povedal raz Peter Drucker, známy americký expert na management a autor niekoľkých desiatok kníh.

Napriek skutočnosti, že oblasti riadenia času sa venujú najmä manažérske knižky a aj školenia či rôzne hry sú zamerané na manažérov, bolo by chybou myslieť si, že sa netýka „obyčajných ľudí“ ktorí sa zrovna nemusia pobybovať na vrcholných priečkach kariérneho rebríčka.

Máločo je na svete tak spravodlivé, ako práve čas

Bez ohľadu na to, či pracujete pre niekoho iného alebo „na seba“, bez ohľadu na pozíciu, ktorú aktuálne zastávate, všetci máme denne k dispozícii 24 hodín. Dobre, dobre, možno to znie ako fráza, ale je to tak a čím skôr si to uvedomíte, tým lepšie. Ako je možné, že niekto za rok stihne využiť čas veľmi efektívne – napríklad naučí sa komunikovať v cudzom jazyku, prečíta si niekoľko kníh zo svojho oboru a ešte sa mu dostane aj povýšenia v práci? To všetko bez toho, aby popri tom trpel súkromný život.

Ďalší zase za rok nič extra nedosiahne: v práci rovnaká pozícia, vzdelávaniu nevenovaná ani hodina, miesto toho každý deň TV až do polnoci. Čas proste plynie bez jasného smerovania v živote, jediné čo sa mení je množstvo vrások. A tak to môže ísť roky. Rozdiel medzi prvým a druhým prípadom je rozdielny prístup v nakladaní s časom. Nesprávne nakladanie s časom, respektíve nulový time management môže mať na človeka veľmi negatívne dôsledky: celková nespokojnosť so životom, podlomené zdravie, finančné problémy….Keď sa dajú dokopy všetky negatívne dôsledky, nepotrvá dlho a odrazí sa to aj na vzťahoch s najbližšími.

Niet pochýb, že osvojenie si základných pravidiel time managementu môže znamenať veľkú zmenu v živote.

Pri troche odhodlania a cviku sa naučíte, ako vytrieskať z Vášho času maximum. Rozhodne však nie je cieľom človeka maximálne vyšťaviť „užitočnými aktivitami“, prácou, businessom, vzdelávaním…ale skôr je cieľom snaha o to, aby sme stihli všetko dôležité, ale aby zároveň zostal priestor aj na odpočinok, rodinu, priateľov, koníčky….Znie to celkom dobre, však? Ak teda chcete viac stíhať a zároveň mať pocit, že máte viac času pre seba a pre svojich blízkych, tu sú základné pravidlá, ako na to:

Stanovte si priority

Asi najdôležitejšie pravidlo je stanoviť si priority. Určite si dlhodobé ciele – čo chcete dosiahnuť povedzme za rok, za dva za päť? Odvážne ciele by ste mali rozmeniť na drobnejšie a tým prispôsobovať aj denné priority. Tieto priority majte na pamäti celý deň a v žiadnom prípade nedopusťte, aby ste sa predtým, než vybavíte priority začali venovať niečomu inému. Celkom užitočné je rozdeliť si povinnosti a úlohy na tie, čo sú:

1. dôležité z dlhodobého hľadiska, no nie sú urgentné (to sú vlastne Vaše ciele, ktoré chcete v budúcnosti dosiahnuť)
2. urgentné, treba ich vybaviť čo najskôr, no nie sú až tak dôležité z dlhodobého hľadiska
3. menej dôležité, treba spraviť, ale ešte počkajú

Bežný deň by mal vyzerať tak, že najskôr (pokiaľ to situácia a charakter práce dovoľuje) sa venujete dôležitým veciam z dlhodobého hľadiska, ktoré paradoxne nie sú urgentné, no pokiaľ ich nepostavíte na prvé miesto, nikdy ich nedosiahnete.

Deň má však veľa hodín a potom zostane čas aj na urgentné veci, ktoré treba vybaviť čo najskôr – tie však budete vybavovať s dobrým pocitom, že ste už spravili „niečo pre splnenie svojich plánov a cieľov do budúcnosti“. To sa samozrejme netýka všetkých povolaní – pokiaľ pracujete v nemocnici a dovezú Vám pacienta s bolesťou, tak sa poradie prehodí: postupuje sa teda nasledovne 2), 1) a 3).

Pokiaľ zostane čas, venujte sa aj menej podstatným veciam, ktoré nehoria, ale ktoré Vám už na stole nejaký ten čas ležia a zbytočne Vás znervózňujú tým, že ich tlačíte pred sebou.

Príklad: Povedzme, že Vaším dlhodobým cieľom je posunúť sa na pozíciu obchodného riaditeľa. Momentálne však pracujete na obyčajnej obchodníckej pozícii, kde je Vašou náplňou práce starostlivosť o existujúcich menších zákazníkov. Na to, aby ste v budúcnosti získali vytúžený job vedúceho obchodného oddelenia, budete musieť preukázať schopnosť získať nových klientov, budete musieť mať vynikajúce výsledky v predaji a Vaši existujúci zákazníci musia byť s Vašimi službami mimoriadne spokojní. Vedúcu pozíciu nezískate, pokiaľ nenadobudnete skúsenosti v komunikácii a starostlivosti o významnejších klientov.

Každý deň by ste sa mali snažiť aktívne vyhľadávať nových klientov – a to aj bez toho, aby ste to mali v náplni práci. Je to dôležité z dlhodobého hľadiska, no nie je to urgentné – veď v ten deň si nikto z nadriadených nevšimne, že ste boli vo voľnom čase na obchodnom obede s potenciálnym klientom, ktorého ste získali aktívnym oslovením. Možno o pár týždňov sa však tento „obchodný obed“ prejaví veľkou objednávkou, a to už si nadriadený nebude mať šancu nevšimnúť. Zopakuje sa to niekoľko krát, Vaša práca navyše (mimo toho, čo máte v náplni práce) sa prejaví na obratoch firmy a odmena Vás neminie – možno to nebude hneď prestížny post obchodného riaditeľa, no minimálne budete mať k tomu ďaleko bližšie ako kolegovia, ktorí nespravili nič navyše a ktorí sa pravidelne nevenovali tomu, čo aktuálne nehorelo, no bolo dôležité pre kariéru do budúcnosti.

Delegujte a využívajte outsourcing

Rozhodnite sa, čo si zasluhuje Vašu pozornosť a čo už nie. Nehrajte sa na supermana a hlavne si nemyslite že čo si nespravíte sami, to bude sfušované. Naučte sa veriť iným a čo môžete, delegujte na iných. Delegovanie úloh je dobrou stratégiou pre tých, ktorí sú zamestnaní a ktorí vedú team ľudí. Outsourcing by si zase mali osvojiť majitelia firiem – najmite si ľudí, špecialistov a bude sa Vám ľahšie dýchať a vy robte len to, v čom ste najlepší.

Eliminujte rušivé vplyvy

Máte v kancelárii pustené rádio, z ktorého v tom lepšom prípade reve aktuálny hit, v tom horšom reklama a v najhoršom neschopný moderátor s uškrečaným hlasom, ktorý sa práve uchechtáva na vlastnom vtipe??? Možno ste na podobné veci zvyknutý, no verte, že odpútavajú Vašu pozornosť nesprávnym smerom. Potom sa nedokážete 100% koncentrovať na to, čo práve robíte – časť pozornosti venujete rádiu…a úplne zbytočne. Nič z toho nemáte. To isté platí o TV, návšteve, drnčiacom telefóne, nečakanej porade…Pokiaľ je to čo i len trocha možné, naučte sa nájsť spôsob, ako sa týmto rušivým vplyvom vyhnúť. Nie vždy sa to dá, ale spravte pre to všetko. Odmenou Vám bude, že si svoje pracovné povinnosti budete plniť efektívnejšie a za kratší čas.

Robte veci jednu po druhej

Multitasking sa v dnešnej dobe až príliš preceňujete. Najmä v profesionálnej oblasti je dobré sústrediť sa v jednom momente len na jednu činnosť – kvalita bude neporovnateľne lepšia ako keby ste naraz robili 2 alebo 3 veci. Akonáhle je jedna úloha skončená, môžete sa hneď vrhnúť na druhú. Na druhej strane je dôležité naplánovať si postupnosť jednotlivých činností/krokov aby neboli medzi nimi dlhé časové prestoje.

Vzdelávajte sa a využívajte pomôcky na uľahčenie práce

Sledujte trendy a novinky vo Vašej oblasti. Investujte do technológií a pomôcok, ktoré Vám uľahčia prácu. Pokiaľ budete šetriť a radšej sa rozhodnete „robiť veci po starom“ teda že pomôcku si neobjednáte, v budúcnosti budete zbytočne strácať veľa času, ktorý ste mohli stráviť aj príjemnejšie.

Umenie povedať nie

Toto pravidlo rozhodne nie je o tom, sledovať iba vlastné záujmy a nikomu nepomôcť, lebo „ja mám klapky na očiach a idem za svojím cieľom“… Skôr je to o tom nenechať sa využívať. Pokiaľ Vás veľmi vystresovaný kolega požiada o pomoc napr. s dôležitým tendrom, je milé, ľudské a kolegiálne, ak pomocnú ruku (hoc aj nezištne) podáte. Iné však je, ak od Vás iný kolega žiada rôzne službičky pravidelne – to je využívanie, ktoré treba rázne odmietnuť. Nesmiete sa nechať takými „využívačmi“ pripravovať o vzácny čas, ktorý máte určený na dôležitejšie veci.

Netlačte na pílu

Nemusíte mať dokonale naplánovanú každú minútu dňa. Veľa pre seba spravíte, ak budete stále myslieť na svoj cieľ a priority a podľa toho budete organizovať čas. Nezabudnite si však nechať dosť času pre seba, rodinu, priateľov a to, čo Vás baví. Vďaka rovnomernému rozdeleniu času medzi prácu a odpočinok sa Vaše baterky rýchlejšie dobijú, stres zvládnete podstatne lepšie, nepochybne budete výkonnejší no a v neposlednom rade aj spokojnejší s vlastným životom.